Koordination und Durchführung
Der Träger des Europäischen Wettbewerbs ist die Europäische Bewegung Deutschland e.V. (EBD). Seit es den Wettbewerb gibt, ist das größte zivilgesellschaftliche Netzwerk für Europa für die Organisation und die Durchführung des Europäischen Wettbewerbs in Deutschland verantwortlich. Als überparteilicher Zusammenschluss von 247 Interessengruppen aus Gesellschaft und Wirtschaft fühlt sich das Netzwerk EBD einem klaren pro-europäischen Auftrag verpflichtet.
Findung von Themen und Aufgabenstellungen
Der von den Amtschefs der Kultusministerien benannte Lenkungsausschuss bestimmt seit 2007 die Richtlinien des Europäischen Wettbewerbs.
Durch diesen werden der Europabezug in den Aufgabenstellungen sowie die interkulturelle und länderübergreifende Zusammenarbeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer sichergestellt. Des Weiteren trägt der Lenkungsausschuss unter anderem die Entscheidungsgewalt über das jährlich wechselnde Thema sowie Aufgaben, die Genehmigung der Ausschreibung und die Prüfung der Qualität des Wettbewerbs sowie der Arbeit der Geschäftsstelle.
Den Vorsitz im Lenkungsausschuss hat das Land Baden-Württemberg inne. Die Mitglieder sind: Matthias Wolf (Ministerium für Kultus, Jugend und Sport Baden-Württemberg (Vorsitzender); Andrea Heering (Ministerium für Allgemeine und Berufliche Bildung, Wissenschaft, Forschung und Kultur); Eva-Maria Mikat (Ministerium für Schule und Bildung des Landes Nordrhein-Westfalen); Hartmut Duppel (Bayerisches Staatsministerium für Bildung und Kultus, Wissenschaft und Kunst); Beatrice Shenouda-Friedrich (Bundesministerium für Bildung und Forschung) sowie Gernot Stiwitz (Pädagogischer Austauschdienst, Sekretariat der Kultusministerkonferenz).
Die Kultusministerien und Senatsverwaltungen der Länder tragen den Wettbewerb auf Landesebene.
Aktivierung von Teilnehmerinnen und Teilnehmern
Stehen das Thema und die Aufgabenstellungen der jeweligen Wettbewerbsrunde fest, kümmern sich die Landesbeauftragten in ihrem Bundesland um die Koordinierung des Wettbewerbs auf Landesebene. Darunter fällt die Verteilung der Ausschreibung und die Öffentlichkeitsarbeit, um Teilnehmerinnen und Teilnehmer anzuwerben. Nach Eingang der Wettbewerbsbeiträge sind sie ebenfalls für die Landesjury und die Organisation der Preisverleihungen zuständig. Sie sind außerdem erste Ansprechpersonen bei Fragen jeglicher Art rund um den Wettbewerb auf Landesebene.
Jurierung und Preise
Zunächst erfolgt die Bewertung der eingereichten Wettbewerbsbeiträge auf Landesebene. Die jeweilige Landesjury eines Bundeslands tritt im Februar oder März zusammen, um die Landespreise zu vergeben und ausgewählte Arbeiten an die Bundesjury weiterzuleiten. Die Verleihung der Landespreise findet in regionalen und landesweiten Preisverleihungen statt, die von den Landesbeauftragten organisiert werden.
Die Bundesjury besteht aus Lehrkräften, die vom Kultusministerium der Länder ernannt wurden. Oft, aber nicht immer, sind die Jurymitglieder auch die Landesbeauftragten. Sie tritt im März zusammen, um in Teiljurys (Bild, Text und Medien) von circa 2.000 Arbeiten die 500 Werke auszuwählen, die einen Bundespreis erhalten. Zudem sind sie an der Themenfindung für die nächste Wettbewerbsrunde beteiligt.
Die Geschäftsstelle des Europäischen Wettbewerbs in Berlin kümmert sich danach um den Versand der Bundespreise. Außerhalb der Zeit der Preisvergabe ist sie außerdem für die Projektleitung auf Bundesebene, die Vorbereitung, den Druck und den Versand der Ausschreibung, die Teilnehmerwerbung und Öffentlichkeitsarbeit sowie die Beschaffung der Preise verantwortlich.